-defter uygulaması, geleneksel kağıt defterlerin yerini alarak işletmelerin muhasebe kayıtlarını dijital ortamda tutmalarını sağlayan dijital dönüşüm kapsamında bir güncellemedir. İşletmelere maliyet avantajı ve süreçlerini daha hızlı yönetmelerini sağlayacak bir yenilik olan e-defter uygulaması için geçiş sürecinde hangi gerekliliklerin yerine getirilmesi gerektiği oldukça önemlidir. Bu yazımızda, e-defter uygulaması hakkında tüm detayları ele alıyor ve sorunsuz bir geçiş yapmanıza yardımcı olacak kapsamlı bir rehber sunuyoruz.
E-Defter Nedir?
E-defter uygulaması, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında tutulması gereken yevmiye defteri ve büyük defterin (defter-i kebir) elektronik ortamda, belirlenen format ve standartlara uygun olarak hazırlanmasını sağlar.
E-defter uygulaması, defterlerin değişmezliğini, bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti etmesinin yanında, bu defterlerin dijital ortamda güvenli bir şekilde muhafaza edilmesini, ispat aracı olarak kullanılmasını ve açılış ile kapanış tasdiklerinin elektronik ortamda yapılmasını sağlayan bir uygulamadır.
Bu uygulamayı kullanan mükellefler, yevmiye defteri ve büyük defteri (defter-i kebir) kâğıt ortamında tutamazlar. Ancak yevmiye defteri ve defter-i kebir dışında tutmak zorunda oldukları defterleri kâğıt ortamında tasdik ettirmek ve tutmak zorundadırlar.
E-Defter Avantajları Nelerdir?
İşletmeler için önemli bir e-dönüşüm adımı olan e-defter uygulamasının avantajları şu şekildedir:
Dosyalarınızı güvenli bir dijital ortamda saklayarak veri kaybı riskini azaltır. (Mükelleflerin defterlerini asgari 10 yıl süre ile muhafaza etmesi gerekmektedir.
Arşiv maliyetlerini azaltır. Elektronik ortamda saklama sayesinde fiziksel arşivlemeye gerek kalmaz.
Sayfa sayısına göre kâğıt bastırma ve noter onayı zorunluluğunu ortadan kaldırır.
Mürekkep masraflarını ortadan kaldırır.
Çevreye katkıda bulunur ve doğayı korur.
E-Deftere Geçiş Zorunlu Mudur?
E-deftere geçiş zorunluluğu bulunan belirli mükellef grupları bulunmaktadır. Bununla birlikte, Defter Beyan Sistemi dışında kalan mükellefler de bu e-defter uygulamasını isteğe bağlı olarak tercih edebilirler. E-defter uygulamasına isteğe bağlı olarak dâhil olanlar, başvurularını izleyen ayın başından itibaren defterlerini e-defter olarak tutabilirler.
E-Deftere Zorunlu Olarak Geçmesi Gerekenler Kimlerdir?
E-fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu olan mükellefler,
Herhangi bir ciro sınırı aranmaksızın bağımsız denetime tabi olan şirketler,
Başkanlık tarafından yapılan analiz veya inceleme çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen mükellefleri veya mükellef gruplarını faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmaksızın, yazılı bildirim yapmak ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle,
E-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu olduğu belirtilen mükellefler, tam bölünme, birleşme veya tür değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler veya ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler e-defter uygulamasına geçmek zorundadır.
E-fatura uygulamalarına geçiş zorunluluğu getirilen mükellef gruplarından, bazı mükellef gruplarının brüt satış hasılatı büyüklüğüne bağlı olarak, bazı mükellef gruplarının brüt satış hasılatından bağımsız olarak sadece faaliyette bulunduğu iş alanına bağlı olarak, bazı mükellef gruplarında ise hem brüt satış hasılatı hem de iş alanının birlikte dikkate alınmasına bağlı olarak e-fatura geçiş zorunluluğu getirilmiştir.
E-Defter Geçiş Hadleri 2024
Gelir İdaresi tarafından yayımlanan son tebliğ uyarınca (535 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği), faaliyet türüne göre e-faturaya geçmek zorunda olan mükellef gruplarının kapsamı genişletildi, sektör ayrımı yapılmaksızın brüt satış hasılatı limitleri kademeli olarak düşürüldü.
Sektör ayrımı yapılmaksızın, 2018, 2019 veya 2020 hesap dönemleri için brüt satış hasılatı 5 milyon ₺, 2021 hesap dönemi için 4 milyon ₺, 2022 ve müteakip hesap dönemleri için ise 3 milyon ₺ ve üzeri olan mükelleflerin e-fatura uygulamasına geçişi zorunlu hale getirilmiştir. Dolayısıyla bu şartları sağlayan e-fatura uygulamasına geçişi zorunlu olan mükelleflerin, e-defter uygulamasına da geçmeleri zorunludur.
E-Deftere Geçenler Ne Zamandan İtibaren E-Defter Tutmak Zorundadır?
E-fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren, bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren geçmesi zorunludur. Bu doğrultuda, 2023 yılı hesap dönemi için brüt satış hasılatı 3 milyon TL veya üzeri olan mükelleflerin 01.07.2024 tarihinde e-faturaya, 01.01.2025 tarihinde ise e-deftere geçmeleri zorunlu hale gelmiştir.
E-Deftere Geçmeyenler için Ceza ve Yaptırımlar Nelerdir?
E-defter uygulamasına dâhil olmak zorunda olmasına rağmen uygulamaya dâhil olmayan mükelleflerin e-defter hesapları, zorunluluğun başladığı tarih itibarıyla Başkanlık tarafından re’sen açılır ve durum mükellefe bildirilir.
Bu bildirimin yapılmamış olması mükellefin e-defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğunu ortadan kaldırmayacaktır. Bu mükellefler, e-defter uygulamasına dâhil olmaları gereken tarihten itibaren kâğıt ortamında defter tutamazlar, kâğıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır.
Zorunluluk getirildiği halde e-defter başvurusu geç yapılırsa ve verilen sürede geçiş yapılmazsa mükellefler hakkında Vergi Usul Kanunu uyarınca 1. derece usulsüzlük cezaları uygulanır. 2024 yılı için 1. derece usulsüzlük cezası anonim şirket ve limited şirketler için 20.000₺, sermaye şirketleri dışında kalan birinci sınıf tüccarlar için 10.000₺’dir ve bu tutarlar 2 kat uygulanır.
E-Deftere Geçiş için Gereklilikler Nelerdir?
E-defter uygulamasına geçiş gereklilikleri şu şekildedir:
Gerçek kişi mükelleflerin Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya mali mühür temin etmiş olmaları,
Tüzel kişi mükelleflerin mali mühür temin etmiş olmaları,
Gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin zaman damgası temin etmiş olmaları
E-defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın, Başkanlıktan uyumluluk onayı almış bir yazılım olması,
Mükellefin mevcut programının e-defter formatına göre güncellenmesi,
E-defteri mükellef saklayacaksa, Türkiye’de uygun arşivleme opsiyonunun gerekmektedir.
Comments